نوشتن ایمیل: 23 نکته برای برقراری ارتباط موثر

مقدمه

نوشتن ایمیل های موثر یک مهارت ضروری برای حرفه ای ها در عصر دیجیتال امروزی است. فرقی نمی‌کند با همکاران، مشتریان یا مشتریان ارتباط برقرار کنید، روشی که ایمیل‌هایتان را ایجاد می‌کنید می‌تواند تفاوت در نحوه دریافت و تفسیر آنها ایجاد کند. در این راهنما، ما 23 نکته برای نوشتن ایمیل های بهتر، از جمله بهترین شیوه ها برای ساختار، لحن و محتوا را پوشش خواهیم داد.

نکته شماره 1: از یک خط موضوعی واضح و مختصر استفاده کنید

موضوع ایمیل شما باید به گیرنده ایده واضحی از موضوع پیام شما بدهد. آن را کوتاه و دقیق نگه دارید و از استفاده از موضوعات مبهم یا گمراه کننده که ممکن است باعث شود گیرنده ایمیل شما را نادیده بگیرد یا حذف کند، خودداری کنید.

نکته شماره 2: از یک تبریک حرفه ای استفاده کنید

ایمیل خود را با یک تبریک حرفه ای که برای موقعیت و رابطه گیرنده با شما مناسب است شروع کنید. از استفاده از زبان بیش از حد معمولی یا آشنا خودداری کنید، زیرا ممکن است بی احترامی یا غیرحرفه ای به نظر برسد.

نکته 3: واضح و مختصر باشید

مستقیماً وارد ایمیل خود شوید. از استفاده از اصطلاحات تخصصی یا اصطلاحات فنی که ممکن است گیرنده را سردرگم کند خودداری کنید و جملات خود را کوتاه و مختصر نگه دارید. از نقاط گلوله یا لیست های شماره دار برای شکستن پاراگراف های طولانی و درک پیام خود آسان تر استفاده کنید.

نکته 4: از قالب بندی مناسب استفاده کنید

از سرفصل ها، نقاط گلوله و فضای خالی استفاده کنید تا ایمیل خود را به راحتی بخوانید و اسکن کنید. این به گیرنده کمک می کند تا به سرعت نکات اصلی پیام شما را بفهمد و در صورت نیاز اقدام کند.

نکته شماره 5: از استفاده از تمام سرپوش ها خودداری کنید

نوشتن با تمام حروف می‌تواند به صورت فریاد زدن یا تهاجمی باشد. در عوض، از حروف بزرگ و علامت گذاری مناسب برای انتقال واضح و حرفه ای پیام خود استفاده کنید.

نکته شماره 6: از شکلک ها بیش از حد استفاده نکنید

شکلک ها میتوانند روشی مفید برای افزودن لحن و شخصیت به ایمیل های شما باشند، اما استفاده بیش از حد از آنها می‌تواند غیرحرفه ای یا نابالغ باشد. از آنها به اندازه کافی و فقط در صورت لزوم استفاده کنید.

نکته شماره 7: از سیستم ثبت نام حرفه ای استفاده کنید

ایمیل خود را با امضای حرفه ای که برای موقعیت و رابطه گیرنده با شما مناسب است پایان دهید. از استفاده بیش از حد معمولی یا زبان آشنا خودداری کنید و همیشه نام و اطلاعات تماس خود را درج کنید.

نکته 8: ایمیل خود را تصحیح کنید

قبل از ارسال ایمیل، اشتباهات املایی، دستوری و نقطه گذاری را به دقت تصحیح کنید. ایمیلی که به خوبی نوشته شده باشد می‌تواند تأثیر بسیار قوی تری نسبت به ایمیلی که پر از اشتباهات تایپی و اشتباه است، ایجاد کند.

نکته 9: از لحن حرفه ای استفاده کنید

ایمیل شما باید منعکس کننده لحن شرکت و صنعت شما باشد. از استفاده بیش از حد معمولی یا زبان آشنا خودداری کنید و همیشه لحن حرفه ای خود را حفظ کنید.

نکته شماره 10: از یک قالب ثابت استفاده کنید

از یک قالب ثابت در سراسر ایمیل خود استفاده کنید، از جمله فونت، اندازه و رنگ. این کار باعث می شود ایمیل شما خواناتر و از نظر بصری جذاب تر شود.

نکته شماره 11: از BCC به جای CC استفاده کنید

هنگام ارسال ایمیل به چندین گیرنده، به جای CC (کپی کربن) از BCC (کپی کربن کور) استفاده کنید. این نشانی های ایمیل گیرندگان را خصوصی نگه می دارد و از پاسخ های ناخواسته جلوگیری می کند.

نکته 12: از استفاده از اصطلاحات خاص خودداری کنید

از استفاده از اصطلاحات فنی یا اصطلاحاتی که ممکن است برای گیرنده ناآشنا باشد خودداری کنید. در عوض، از زبان ساده استفاده کنید و تا حد امکان از کلمات اختصاری خودداری کنید.

نکته شماره 13: از Active Voice استفاده کنید

از صدای فعال استفاده کنید تا ایمیل های خود را جذاب تر و مستقیم تر کنید. این به گیرنده کمک می کند تا بفهمد چه اقدامی باید انجام دهد و چرا.

نکته 14: از Call to Action Clear استفاده کنید

شفاف سازی کنید که گیرنده باید در پاسخ به ایمیل شما چه اقدامی انجام دهد. از یک فراخوان برای اقدام واضح استفاده کنید، مانند «لطفاً تا [تاریخ] پاسخ دهید» یا «برای مشاهده پیوست اینجا را کلیک کنید».

نکته 15: از استفاده از پیوست خودداری کنید

پیوست‌ها می‌توانند یک خطر امنیتی باشند و ممکن است توسط گیرنده باز نشوند. در عوض، هرگونه اطلاعات یا اسناد مهم را در متن ایمیل خود قرار دهید.

نکته 16: از امضای حرفه ای استفاده کنید

گنجاندن یک امضای حرفه ای در ایمیل می‌تواند به اعتبار شما کمک کند و اطلاعات بیشتری درباره شما و شرکتتان در اختیار گیرنده قرار دهد.

نکته 17: از استفاده از زبان عامیانه خودداری کنید

اصطلاحات عامیانه و عامیانه میتوانند گیج کننده و غیرحرفه ای باشند. در عوض، از زبان ساده استفاده کنید و از هر کلمه یا عبارتی که ممکن است اشتباه تعبیر شود، اجتناب کنید.

نکته 18: از یک سبک ثابت استفاده کنید

از یک سبک ثابت در ایمیل خود استفاده کنید، از جمله فونت، اندازه و رنگ. این کار باعث می شود ایمیل شما خواناتر و از نظر بصری جذاب تر شود.

نکته 19: از استفاده از Alliterations خودداری کنید

همخوانی ها میتوانند حواس پرتی و غیرحرفه ای باشند. به جای آن، از زبان ساده استفاده کنید و از آن اجتناب کنیدy کلمات یا عباراتی که ممکن است اشتباه تعبیر شوند.

نکته 20: از یک سلام حرفه ای استفاده کنید

ایمیل خود را با یک سلام حرفه ای که برای موقعیت و رابطه گیرنده با شما مناسب است شروع کنید. از به کار بردن زبان بیش از حد معمولی یا آشنا پرهیز کنید و همیشه یک سلام مودبانه را به همراه داشته باشید.

نکته شماره 21: از استفاده از اختصارات خودداری کنید

اختصارات ممکن است گیج کننده باشند و ممکن است توسط گیرنده قابل درک نباشند. در عوض، از زبان ساده استفاده کنید و از هر کلمه یا عبارتی که ممکن است اشتباه تعبیر شود، اجتناب کنید.

نکته شماره 22: از یک خط موضوع پاک استفاده کنید

موضوع ایمیل شما باید به گیرنده ایده واضحی از موضوع پیام شما بدهد. از یک موضوع واضح و مختصر استفاده کنید که به طور دقیق محتوای ایمیل شما را منعکس کند.

نکته شماره 23: ایمیل خود را دوباره تصحیح کنید

پس از اینکه ایمیل خود را نوشتید و قالب بندی کردید، آن را برای اشتباهات املایی، گرامری و نقطه گذاری به دقت تصحیح کنید. ایمیلی که به خوبی نوشته شده باشد می‌تواند تأثیر بسیار قوی تری نسبت به ایمیلی که پر از اشتباهات تایپی و اشتباه است، ایجاد کند.